Bagaimana kantor tanpa kertas memecahkan dilema manajemen file?

Mari kita bicara tentang betapa sakit kepala kantor tradisional: kabinet file penuh, dan butuh waktu lama untuk menemukan kontrak; Dokumen penting mudah hilang atau rusak; Departemen melewati dokumen -dokumen seperti bermain "lulus parsel". Masalah ini dapat diselesaikan secara efektifSistem kantor tanpa kertas.

1. Pengarsipan Elektronik Mengganti akumulasi kertas

Manfaat paling langsung dari kantor tanpa kertas adalah membuat file "online". Semua dokumen dipindai ke dalam versi elektronik dan disimpan dalam sistem, mendukung banyak format seperti PDF dan Word. Misalnya, sistem manajemen kontrak perusahaan kami sekarang hanya perlu memasukkan nomor kontrak untuk mengambil file lengkap dalam waktu 3 detik, dan tidak perlu mencari -cari melalui kabinet.

2. Pencarian Cerdas dan Posisi Cepat

Keuntungan terbesar dari file elektronik adalah bahwa mereka dapat dicari. Fungsi pencarian teks lengkap bawaan sistem dapat mencari dengan kata kunci, tanggal, penulis, dan dimensi lainnya. Pekan lalu, departemen keuangan sedang mencari formulir penggantian tiga tahun lalu. Dulu butuh waktu lama untuk membalikkan file, tetapi sekarang keluar setelah memasukkan "biaya perjalanan pada tahun 2022".

3. Kontrol Versi Untuk Menghindari Kebingungan

Hal yang paling ditakuti tentang dokumen kertas adalah bahwa mereka terus direvisi, dan tidak ada yang tahu siapa yang memiliki versi terbaru. Sistem dokumen elektronik akan secara otomatis menyimpan versi historis dan menetapkan izin modifikasi. Proposal perencanaan departemen pemasaran kami sekarang telah direvisi ke versi 15, dan sistem dengan jelas mencatat siapa yang membuat setiap revisi dan kapan.

4. Kantor Seluler merusak keterbatasan ruang

Dengan sistem tanpa kertas, ponsel juga dapat mengakses file kapan saja. Terakhir kali, bos saya meminta kutipan di bandara, dan saya masuk ke sistem langsung di ponsel saya untuk mengirimkannya kepadanya, yang lebih cepat daripada pengiriman ekspres. Saya dapat menangani semua file dengan tablet saat bepergian, dan saya dapat mengemas setengah di koper saya.

5. Cadangan yang aman untuk mencegah kerugian

File -file penting secara otomatis didukung ke cloud setelah pemindaian, jadi tidak perlu khawatir bahkan jika komputer rusak. Kami telah mengalami tragedi di mana kantor itu banjir dan semua file kertas hilang. Sekarang file elektronik memiliki cadangan triple, yang jauh lebih aman.

6. Kantor Hijau Mengurangi Biaya

Mari kita lakukan beberapa perhitungan: kertas A4 harganya 20 yuan per paket, dan perusahaan menggunakan 100 paket per bulan, yaitu 24.000 yuan per tahun. Printerable printer, lemari arsip, dan ruang ruang arsip adalah biaya. Setelah melakukanSistem kantor tanpa kertas, biaya -biaya ini dapat dikurangi setidaknya 70%, yang juga ramah lingkungan.

Sebagai produsen dan pemasok profesional, kami menyediakan produk berkualitas tinggi. Jika Anda tertarik dengan produk kami atau memiliki pertanyaan, jangan raguHubungi kami.